Actualmente nos encontramos en un mercado más maduro y desarrollado y en cuanto a las plataformas de gestión escolar se refiere, pero, aunque parezca mentira, todavía existen bastantes colegios, centros de formación o escuelas infantiles que cuentan con una plataforma de comunicación con las familias-alumnos. No suelen ser precisamente los nuevos centros los que prescinden de estas herramientas, sino más bien aquellos que llevan muchos años ya funcionando, y que además tienen una reputación formada y un nombre reconocido. Entonces, ¿por qué todavía no han dado el salto a la gestión tecnológica y automatizada de sus centros?
Cuando un centro se plantea contratar una plataforma piensa en el coste que ello conlleva, en definitiva, el coste mensual que va a tener que asumir. El verdadero coste al principio no es ese, sino que es el coste derivado del esfuerzo de implantar el nuevo sistema de gestión, un coste de recursos humanos, donde el personal docente y administrativo juegan un papel fundamental.
En los estudios que hemos realizado hemos podido verificar que, si hacemos un análisis pormenorizado de costes ocultos, una plataforma en la nube que se comercializa como servicio integral todo en uno, realmente no representa un gasto sino más bien un ahorro para el centro educativo.
Todos estamos de acuerdo en que hay que hacer una gestión digital del alumnado y de los procesos administrativas y que para ello es preceptivo contar con algún tipo de soporte informático a nivel software y a nivel hardware introducir esa información.
COSTES SOFTWARE
- Compra de licencias del programa
- Mantenimiento o soporte del programa
- Actualizaciones del programa
- Gestión de copias de seguridad
- Software sistema operativo donde se aloje
- Antivirus
COSTES HARDWARE
- Servidor, obsolescencia tecnológica
- Estación de trabajo y obsolescencia tecnológica
- Sistema de Backup
- Firewall o cortafuegos
- Mantenimiento y coordinación tecnológica
- Mantenimiento estaciones de trabajo
- Mantenimiento servidores
- Gestión copias seguridad
- Gestión seguridad, cortafuegos, antivirus
- Gastos de impresión comunicados, autorizaciones, boletines, etc. (papel, sobres, tinta, impresoras, manipulación, archivo, etc.)
- Gastos tiempo de atención telefónica, consultas entre profesores, etc.
La mayoría de estos gastos podríamos denominarlos como “costes ocultos” , puesto que vienen en varias partidas y aunque suelen ser periódicos a veces no se perciben como tal sino mas bien como imprevistos. Por tanto, no resuelta justo comparar el coste de la compra de licencia y su mantenimiento con el coste de una plataforma integral vista como un servicio todo en uno. Lo riguroso será incluir todos esos costes ocultos personificados por meses.
En definitiva, contar con una herramienta de gestión automatizada, supone contar con las siguientes ventajas:
- Mejora imagen del centro respecto a clientes
- Mejora clima de trabajo y organización en los empleados
- Incrementa la seguridad y los incidentes relacionados con ella
- Ahorra tiempo al personal
- Simplifica la gestión de las TIC
- Simplifica la aplicación de la LEY de Protección de Datos y los procesos de calidad
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