¿Qué entendemos hasta ahora por gestión administrativa?

La gestión administrativa de cualquier empresa se ocupa de la planificación, la organización, la dirección y el control de las tareas necesarias para poder alcanzar sus objetivos empresariales.

En un centro escolar, ya sea un Colegio o un Centro de Formación, esta gestión administrativa incluye tareas tan variadas como:

• La gestión del plan educativo.
• La gestión del personal docente y el resto del personal del centro.
• La gestión de la información de los alumnos y su comunicación, tanto a padres como a tutores.
• El control del proceso de enseñanza.
• Gestión financiera y contable (ERP).
• Tareas de logística.
• Gestión de proveedores.
• Gestión de todos los servicios escolares: rutas, comedores, actividades extra escolares, etc.
• Tareas comerciales (CRM).

Normalmente, en muchos centros, todas estas tareas se gestionan de manera individualizada, llevadas por diferentes departamentos, incluso muchas veces externalizadas a otras empresas. Esto no hace más que fragmentar la gestión y provocar dificultadas a la hora de mantener un buen ritmo y funcionamiento de todas las tareas diarias que acomete el centro. Las desventajas de llevar una gestión fragmentada pueden ser entre otras:

• La información no está centralizada y no pueden acceder a ella todo el personal interesado. Si bien, la Plataforma GQdalya tiene un sistema potente de permisos, donde se controlan de forma jerarquizada, los accesos a las diferentes áreas de la plataforma, dependiendo del usuario que acceda a ella.
• Pérdida de información importante.
• No se cruzan los datos de las diferentes áreas.
• Elevado coste económico.
• Importante pérdida de tiempo dedicada a tareas administrativas.
• Comunicación poco fluida entre el personal del centro y/o con los padres/tutores o alumnos.

En definitiva, esto provoca una gestión más lenta y engorroso que provoca pérdida de tiempo y costes elevados que terminan pasando factura al centro.

Durante los últimos años han aparecido herramientas capaces de ofrecer mejoras en cada una de estas áreas (programas informáticos, aplicaciones, etc.) aunque en muchos casos, todavía de forma fragmentada.

¿Existe una administración de colegios y centros educativos eficaz?

La verdadera revolución dentro de la gestión administrativa escolar ha venido de la mano de los ERPs educativos.

Los ERPs son software ideados para facilitar la integración de diferentes áreas de gestión de una empresa: el área financiera, el área contable,  el área de facturación, el área de Recursos Humanos, el área de comunicación, el área atención al  cliente, etc.

En el sector educativo, sin lugar a duda, los software que comprenden una gestión escolar online integral, son precisamente los ERPs adaptados a las necesidades especiales de una institución educativa.

¿Puede facilitar un ERP educativo la gestión integral de un centro escolar?

Un ERP educativo como el que ofrece la Plataforma de gestión GQdalya, deja de lado la gestión fragmentada de la administración escolar para aunar todas las tareas en un único software que se ocupa de:

• Gestión económica y facturación: Este módulo permite la creación de cobros automatizados con distintas periodicidades, seguimiento de pagadores y morosos, consulta de informes para hacer previsiones y presupuestos, etc.
• Gestión académica (docente): El software permite generar diferentes horarios, tener boletines de calificaciones siguiendo las directrices de diferentes sistemas educativos, gestionar las actividades extra escolares del centro, llevar una gestión integral del aula por parte de los profesores, gestionar toda la documentación oficial del centro, etc.
• Comunicaciones: Un ERP educativo permite hacer una gestión eficaz de todas las comunicaciones internas o externas del centro educativo. Esto da lugar a una comunicación mucho más fluida y eficaz con los padres de los alumnos y entre los miembros del personal del centro. Además garantiza la seguridad de estas comunicaciones para que cumplan con la ley de protección de datos vigente.

Algunas de las ventajas del uso de un ERP educativo para tu centro escolar son:

• El Ahorro de tiempo y costes en las labores administrativas porque permite automatizar muchos procesos, esto favorece un ahorro tanto económico como en el tiempo.
• Centraliza y asegura todos los datos manejados por la institución.
• Gestión educativa más eficiente y segura.
• Gestión eficaz y segura de la documentación oficial del centro.
• Los padres de los alumnos están informados en todo momento, en tiempo real y pueden hacer seguimiento de los progresos de sus hijos.
• Gestión económica y financiera más eficaz.

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